To, ako začneme náš pracovný deň sa podpíše pod našu výkonnosť a produktivitu. Je to trochu podobné ako s raňajkami. Vraví, že raňajky sú najdôležitejším jedlom dňa, pretože ovplyvňujú, koľko energie budeme mať. A podobne je to aj s pracovnými aktivitami. Bežný “kancelársky” človek, začína deň tým, že si otvorí Outlook. No, a to nie je zrovna najlepší nápad. Chcete vedieť prečo?
Prinosne video, dakujem pekne.
Myslim si ale, ze nie vzdy je to take jednoduche. Samozrejme informacie sa na nas valia kazdym smerom a efektivitu pozieraju. Nie vsetky informacie maju ale rovnaku dolezitost. Myslim si, ze v skoro kazej praci su informacie, ktore su velmi dolezite a idealne je ked clovek o nich vie okamzite.
Napriklad robite na niecom co vam trva 3 hodiny a po pol hodine po zacati Vam pride e-mail, co to cele zmeni. Ak precitate hned stratite len pol hodinu, ak nie tak 3. Iny pripad, Vas dodavatel napise, mame poslednych 10 kusov daneho tovaru a ten mail poslal vsetkym svojim partnerom a kedze zareagujete az za par hodin, uz tovar vypredaju.
Toto je asi 2. strana mince, otakza je ktora je dolezitejsia. Mozno ale ze sa mylim a kedze som v time manazmente zelenac taram hluposti.
Kazdopadne som rad, ze som tento blog objavil, s time manazmentom mam aj ja problem a velmi rad sa naucim nove veci.
Rado sa stalo, som rád že sa vám páčilo. Súhlasím, veci sú málokedy len čierne alebo biele, niekedy je to niekde medzi nimi:) Z vlastnej skúsenosti zo svojej práce s ľudmi (najčastejšie manažéri a obchodníci) však viem, že takýchto urgentných mailov majú veľmi málo a teda 90% vyrušení, ktoré sú spôsobené mailami je zbytočných. A čo je na tom najzaujímavejšie, existuje veľká skupina ľudí, ktorí nepracujú na ničom urgentnom a napriek tomu si kontrolujú maily aj 10 x za hodinu a to už je podľa mňa naozaj mrhanie časom a pozornosťou. A naša myseľ je tak šikovná, že si svoje racionálne zdôvodnenie vždy nájde:)
Veľmi užitočné tipy. E-mail je naozaj zabiják produktivity. Žiaľ, u kolegov sa stretávam s predstavou, že e-mail je chat a ak do minúty neodpoviem na ich správu, niečo nie je v poriadku. Chce to osvetu aj v slovenských luhoch a hájoch.
Áno, s týmto problémom sa aj ja stretávam veľmi často. Asi ide o to, pokiaľ sa takáto situácia opakuje, vydiskutovať si, ako budeme komunikovať. Snažím sa napr. vo svojej komunikácii informovať o tom, že pokiaľ je niečo naozaj urgentné, tak mi treba zavolať. Snažím sa kontrolovanie emailov eliminovať a napr. cez víkendy ich zo zásady nekontrolujem vôbec. Nakoniec, je predsa víkend:)
ihned vypinam mailove notifikacie! je to pravda, vzdy ked mi to blikne ma to uplne vyvedie z koncentracie.
A uvidite, ako sa zlepsi vase sustredenie a vykonnost:) Dajte vediet, ako vam to pomohlo.
Drzim palce.
Súhlasím. Nekontrolovaná závislosť na outlooku a mailoch znižuje našu efektívnosť. Myslím si, že uvedené tvrdenie má platnosť pri závislosti akéhokoľvek druhu. Môže to byť aj facebook, pokec a pod. Outlook ale obsahuje aj zaujímavý a efektívny nástroj – kalendár v ktorom je možné plánovať si svoje aktivity, evidovať dielčie úlohy a pod. v nadväznosti na mailovú komunikáciu. V odbornej literatúre podobné plánovanie na týždennej báze odporúča napr.Covey. Ja mám s plánovacím kalendárom dobré skúsenosti, výhodou toho outlookového je možnosť synchronizácie s externými kalendármi napr. z googlu. A pripomienky komu kedy zavolať, kedy uhradiť platby, kedy ukončiť a zaslať správu, kedy sa zastaviť u lekára na preventívku, kedy kúpiť žene kvety na výročie sú pre mňa veľmi prínosné.
S outlookom je to ako s nožom. Nôž môže byť použitý ako nebezpečná zbraň, ale rovnako ho môžte použiť na odkrojenie chleba. To ako ho použijete záleží na Vás.
Súhlasím. Outlook môže byť veľmi užitočný nástroj, ale pokiaľ s ním neviem pracovať, tak môže veľmi výrazne narušiť našu produktivitu. Tiež O. používam ako jeden z mojich kľúčových pracovných nástrojov, predovšetkým preto, lebo je všetko na jednom mieste. Okrem toho ale ešte využívam možnosť, že do O. sa implementovať plugin, ktorý sa prepojí s Evernote, a tak si môžeme niektoré dôležité veci, ktoré mi prídu do pošty poslať rovno do E. a tak k nim mať prístup aj offline. Je to veľmi praktickié, hlavne preto, lebo Evernote mám aj na telefóne a tak sa dá povedať, že všetko dôležité mám zo sebou.
Evernote používam aj ja. Je to skvelý nástroj – úložisko na internete. Ak by Vám nestačila kapacita evernote ďaľšie podobné programy sú Dropbox a 4 sync. Kapacitu je možné ušetriť zazipovaním súborov, citlivé dáta zabezpečiť pri zipovaní heslom. Kapacita sa dá rozšíriť aj platenými funkciami.
Dropbox tiež používam. Na uskladnenie hesiel používam program 1 password. Veľmi dobrá aplikácia i keď platená, ale ak máte veľa prihlasovacích hesiel a hľadáte nástroj ako ich spravovať, toto bude to pravé.