Ak sa pozriete na možnosti súčasného telefonovania, tak by sa vám z toho pokojne mohla zatočiť hlava. Operátori v snahe vyjsť v ústrety svojim klientom sa pretekajú v tom, kto im ponúkne zaujímavejší paušál. Keď tak nad tým uvažujem a zoberiem v úvahu ono známe ” s jedlom rastie chuť” tak sa dá predpokladať, že chuť niektorých ľudí po nekonečných hovoroch nebude asi nikdy uspokojená. Ako to už chodí, ľudské potreby sú zo svojej podstaty nenaplniteľné. Čo je však k našej téme relevantné, je fakt, že dlhé telefonické hovory sú časovo náročné a preto ich môžeme pokojne zaradiť do kategórie požieračov času.
Naozaj je nutné aby sme telefonovali hodinu, dve? Naozaj sa nedá to, o čom sa bavíme cez telefón, vybaviť osobne? Okrem toho, že strácame čas, sa súčasne okracujeme o možnosť stráviť s ľudmi ktorým voláme chvíľe, ktoré stoja síce tiež nejaký čas ale zas majú nemalý dopad na to ako budú vyzerať naše vzťahy. Platí, že pokiaľ vzťahom nevnujeme čas a pozornosť, tak majú tendenciu zanikať, a ich kvalita sa stráca. A to je škoda, pretože nakoniec vzťahy, dobré vzťahy sú jednou z vecí, ktoré nám dávajú energiu a chuť do života.
Dobre, vezmime v úvahu skutočnosť, že niekedy sú dlhé telefonáty zmysluplné. Kedy by to tak mohlo byť?
- Pracujeme spôsobom home office, potrebujeme byť preto v kontakte s kolegami alebo s klientami, aby sme mohli prediskutovať veci, ktoré sú pre našu prácu dôležité. V takom prípade sa ale náš telefonát striktne obmedzuje na fakty a údaje, prípadne na zdieľanie myšlienok, ktoré sú dôležité. Ešte lepšie než prosté telefonovanie, a to je tiež známe, sú videkonferencie, ktoré okrem hlasu, ktorý počujeme, využívajú aj to, že sa navzájom vidíme. A keďže sa 55% informácií odovzdáva cez neverbálnu komunikáciu, tak je o to dôležitejšie aby sme našeho partnera a kolegu aj videli.
- Naši blízky sú veľmi ďaleko a nie je možné sa s nimi stretnúť. Tento typ telefonátu patrí do opačnej skupiny ako ten prvý, pretože pracuje s úplne iným typom vzťahu a taktiež aj informácie, ktoré si odovzdávame asi budú predsa len o niečo iné. Viac osobné, možno až intímne.
- Iné? Aké iné telefonáty môžu byt zmysluplné keď hovoríme o dĺžke? Skúste navrhnúť dajakú inú kategóriu.
Ale-pokiaľ náš telefonát nepatrí ani do jedne z vyššie uvedených kategórií, tak je vysoká pravdepodobnosť, že sa bude jednať o mrhanie časom. Ak chceme aby naše telefonáty boli naozaj úsporné, je potrbné si uvedomiť niekoľko vecí.
- Mám jasno v tom čo je predmetom môjho telefonátu?
- Viem aký je cieľ?
- Mám pri sebe všetky potrebné informácie, o ktorých asi budem hovoriť?
- Viem kde je hranica, za ktorou už je nevyhnutné osobné stretnutie?
Týchto niekoľko bodov by mohlo pomôcť nastaviť si základný setting aby sme obmedzili časové straty pri telefonovaní. Hmm, ono tu vlastne vzniká taký zaujímavý paradox. Telefón je pre mnohých pracovným nástrojom, ktorý slúži predovšetkým na to aby nám čas šetril, ale asi všetci vieme o aký typ telefonovania sa jedná. To telefonovanie je mrhanie časom, ktoré nemá žiaden cieľ, nikam nesmeruje, neobsahuje žiadne dôležité alebo zaujímavé informácie.
No a “last but not least” je dobré si dať dve a dve dokopy a urobiť si analýzu toho, či naozaj je pre mňa telefonovanie dôležitým “žrútom” času. Ak nie, tak je všetko v poriadku a môžeme sa ísť pozrieť na ďalšieho nepriateľa time managementu.
